اندازه گیری؛ مزایا و معایب - 1

در مقاله پیشین راجع به اهمیت ارقام در شرکتهای نوپا صحبت کردم. امروز می خوام گریزی بزنم به مبحث اندازه گیری. بسیاری از کارآفرین ها ارزش واقعی اندازه گیری را نمی دونن و متاسفانه با چشم بسته کاری رو شروع می کنن. دلایل زیادی وجود داره که کارآفرینان علاقه ای به اندازه گیری و ارقام ندارند که از جمله آنها می توان به موارد مهم زیر اشاره کرد:

1- کارآفرین هیچگونه اعتقادی به اندازه گیری ندارد: مثال بارزش بچه های برنامه نویس کامپیوتر هستند. برنامه نویسی کامپیوتر چون عمدتا هزینه بسیار کمی داره - شما نیاز به یک کامپیوتر دارید و یه محیط برنام نویسی و ذهن خلاق خودتان ( مقایسه کنید با مثلا تولید آب معدنی یا لبنیات و یا وسایل خانه) - از این رو چون هزینه شکست یک پروژه می تونه به راحتی تحت کنترل باشه، کارآفرینهای این محدوده علاقه ای به اندازه گیری ندارند و زود می خوان دست به کار بشن و کد نویسی کنن. این تا زمانی جواب میده که پرسنل در حد همون یکی دو نفر اولیه هست ولی وقتی شرکت ثبت میشه و پای اداره مالیات و بیمه و پرداخت حقوق به کارمند پیش میاد دیگه هزینه شکست به این سادگی ها کم خرج نیست!

2- اندازه گیری گاهی نیاز به پیاده کردن سیستم های جانبی و کار اضافه تر داره: البته در مورد استارتاپها چون بسیار نوپا هستند خوشبختانه عموما نیازی به اجرای و پیاده سازی سیستمهای پیچیده نیست(مقایسه کنید با یه شرکت با مثلا 10 هزار کارمند و 30 دفتر در کشورهای مختلف)چرا که هر چه سیستم پیچیده تر باشه، پول و زمان بیشتری هم باید هزینه پیاده سازی بشه. از سویی دیگر ممکنه بسته به نوع اندازه گیری کارهایی به پرسنل اضافه بشه. مثلا می خوایم بدونیم در حال حاضر چند نفر از کاربران سایت فعال هستند و کدام مشتری ها بیش از یک بار از ما خرید کرده اند. طبیعتا اول باید سیستم کاری ما بتونه این گزارشات رو تهیه کنه پس نیاز به هزینه کردن و ایجادش هست و دوم آموزش به پرسنل برای گرفتن گزارشها و ارائه آن در جلسات برای چگونگی بهبود اوضاع. نوشتن این گزارشها و نحوه پرزنت چیزی نیست که از عهده هر کسی بر بیاید و نیاز به آموزش و یادگیری دارد که آن هم باز برای شرکت هزینه دارد. فرض کنید کسی بگوید ما از خود کارمندان معلم داریم و یکی از اتاقهای شرکت رو برای تشکیل کلاسها گذاشتیم. خیلی خوب. فرض کنید یک هفته آموزش که هر روز 4 ساعت نیاز به کلاس هست با احتساب 5 روز کاری میشه 20 ساعت به ازای هر پرسنل. تصور کنید که شما 10 پرسنل دارید پس می شود 200 ساعت. اگر حقوق هر کارمند رو متوسط ساعتی 5000 تومان حساب کنید پس هزینه آموزش به قولی خیلی کلی در نظر بگیریم میشه یک میلیون تومان.

تو محاسبه بالا فرض کنیم 5 نفر از آن کارمندان برای بخش فروش هستند، و به ازای هر نیم روز هر پرسنل فروش، شرکت مبلغی حدود 100 هزار تومان سودآوری رو از دست میده، پس اینجا هم میشه دو میلیون و نیم که مجموع با مبلغی قبلی میشه سه میلیون و پانصد هزار تومان ناقابل! این یک مثال بسیار ساده بود با یک محاسبه سر انگشتی.( برای اینکه ببینم حواستون جمعه، توی محاسبه یه چیزی رو جا انداختم! اگه پیداش کردید کامنت بگذارید :)



3- اندازه گیری همیشه آسان نیست و گاهی پیاده کردن سیستم مورد نظر و یا نحوه کار آنقدر پیچیده و طاقت فرساست که بی خیالش می شیم. مثلا فرض کنید یک مغازه محلی بستنی فروشی بخواد بفهمه چند درصد از مشتریهای بالقوه او به سمت مغازه زنجیره ای بستنی فروشی مقابل خیابان می روند. دقت داشته باشید اینجا واژه بالقوه رو پر رنگ کرده ام. این اندازه گیری زیاد ممکن است آسان نباشد. و یا مثلا پروژه ای در قسمت مدیریت منابع انسانی تعریف شده است که روی خلاقیت یک سازمان کار کند. اندازه گیری بازده این پروژه به این سادگی ها نیست. باید اول کلی دعوا کرد سر معنای خلاقیت، سپس ده ها عامل فصلی و سازمانی بر کارمندان و آن هم در بخشهای مختلف تاثیر می گذاره که دست اندر کاران پروژه رو مجبور کنه که اونها رو دخیل کنن وگرنه اندازه گیری و محاسبات به کل غلط میشه. اینها باعث میشه که اندازه گیری پیچیده بشه و نیاز به زمان بیشتری برای جمع آوری داده ها باشه.

4- کارمندان در مقابل سیستم می ایستند: در این مورد که می تونه عامل بدبختی یک شرکت باشه اینه که کارمندانش نخوان از مدیرانشون پیروی کنن و ساز خودشون رو بزنن. مدیران متوجه شدن که باید به نحوی بازده کار را اندازه گیری کرد اما کارمندان می دونن که اگر این قضیه اجرا بشه، گند کاری خودشون بیشتر میشه و دیگه نمی تونن سر کار وقت تلف کنن و یا برن بیرون دنبال کارهای شخصی. این قضیه به ویژه در اداره جات دولتی کاملا واضح و مشخصه.

5- عدم پایه گذاری درست و مبنای واقعی: در این جا تخمین ها و محاسبات بر اساس واقعی نیست و نه تنها باعث شکست میشه بلکه فشار و استرسی زیادی هم به کارمندان وارد میاد. تصور کنید به شخصی فروشنده گفته بشه که بر اساس محاسبات مدیریت تشخیص داده که او هر روز می بایست حداقل دو لپتاپ به مشتری ها بفروشد. این عدد بدون مشورت کارمند بدبخت صورت گرفته است و مدیران هرگز از اون نپرسیده اند که شرایط در حال حاظر فروشگاه چیست تا بتوانند بر اساس آن معیار درستی داشته باشند. این استرس برای کارمند فروش کشنده است و باعث به وجود آمدن مشکلات بسیاری برای او خواهد داشت که دقیقا نتیجه عکس دارد. یعنی او فروشش کاهش پیدا می کنه و شرکت باید او را اخراج کند. اینجا شرکت دقیقا نتیجه عکس گرفته است چون مبنای اندازه گیریش را درست انتخاب نکرده است.

6- شوق بیش از حد کارآفرین: یه ایده رفته تو سرتون، عین چکش مرتبا فرود میاد. البته لذت بخشه. چون فکر می کنید باهاش پولدار می شید. بعدش امکان سنجی می کنید و می بینید به به درست فکر کردید. شرکت رو تاسیس می کنید و دست بر قضا کمی هم سودآوری دارید. اینجاست که کور می شید. حالا هی بهتون بگن بیا لااقل یکی دو روز رو به محاسبات و تخمین زدن اختصاص بده، عمرا زیربار نمی ری. بعضی ها هم که اولش میخوان این کار رو انجام بدن، تا به یه مشکل کوچولو بر می خورن که مثلا نیاز به کمی تحقیق و غیرو داره میگن آقا ولمون کن بگذار بریم پولمون رو در بیاریم. مواظب باشید که این شوق کارآفرینی جلوی چشماتون رو نگیره.

اینها پاره ای از مواردی هستند که باعث می شوند سازمانها و استارتاپها به فکر اندازه گیری و محاسبات نباشند. یادتون باشه سعی کنیم سخت نگیریم. مثلا قرار نیست حتما یک سیستم خیلی خفن برای محاسبه داشته باشیم. در شماره 2 دیدید که به چه راحتی تونستیم یه تخمین هزینه داشته باشیم. همین تخمین هم در بسیاری موارد شما رو نجات میده. در مطلب بعدی به خوبی ها و مزایای اندازه گیری می پردازیم.

ارقام

یکی از ضعف های بسیاری از کارآفرینها مخصوصا بچه های مهندسی، مخترعین و پژوهشگرها و از نظر فرهنگی به طور کلی ما ایرانی ها سر و کله زدن با ارقام تجاری هست. اصولا وقتی بحث ارقام میشه بسیاری ذهنشون به سمت حسابداری و بودجه بندی و حسابرسی و این جور چیزا میره. خب از نظر حرفه ای درسته اما الزامی نیست که هر کارآفرینی حتما یک حسابدار خوب باشه و کلیه فوت و فنهاش رو بلد باشه تا شروع به کار بکنه اما او حداقل برای ادامه بقای شرکت نوپایش نیاز به یک حساب سر انگشتی داره. بحث امروز ما اینه.

حتما قرار نیست در ابتدای کار، یک برنامه بودجه بندی بسیار حرفه ای داشته باشید و یا فوق لیسانس حسابداری داشته باشید تا بتونید از پس فهمیدن ارقام و حساب کتاب بر بیایید اما مطمئن باشید حتما نیاز دارید که بتونید حساب سر انگشتی انجام بدید. یعنی اینکه اول بدونید باید چه چیزهایی رو حساب کنید و بعد واقعا یه سری ارقام رو روی کاغذ بنویسید و اگر پاسخ سوالی رو نمی دونید برید دنبالش. مثلا همین طوری رو هوا فکر نکنید لوازم دفتر شرکت رو با کمتر از مثلا یک میلیون تومان میشه خرید. برید توی بازار واقعا بپرسید تا به یه رقم واقعی برسید. متاسفانه خیلی ها چشمشون رو روی این قضیه می بندن. طرف میگه خب الان من 6 میلیون تومان پول دارم، دو تا کارمند هم می گیره و بدون اینکه اون حسابهای سر انگشتی رو انجام داده باشه فکر می کنه ماه ششم شرکت به سودآوری رسیده و بعدشه که دردسرها شروع میشه. چون بیزنس روی پول می چرخه. پول هم یه ذخیره ای که اگر چیزی بهش اضافه نشه، طبیعتا ته می کشه یه روزی. بنابراین نیازه که این دوست خوش خیال ما حساب می کرد چه میزان پول برای راه اندازی شرکت، استخدام کارمند، میزان مالیات، وسایل شرکت، اجاره دفتر و هزینه های ثابت دیگر باید پرداخت کنه تا بعد بفهمه اون 6 میلیون پولش دقیقا تو شش ماه تموم میشه و این یعنی اگر نتونه ماه هفتم سودآوری داشته باشه یعنی از ماه هفتم یک میلیون منفی خواهد داشت. خب این خیلی سخت بود؟ یعنی مجبور میشه کارمنداش رو ماه هفتم اخراج کنه یا دنبال پول قرض کردن بیفته.

از ارقام صحبت کردم ولی مانند هر مبحث دیگری یک روی دیگر سکه هم وجود داره. در زندگی تجاری و دنیای بیزنس زمانی هست که شما نباید به ارقام توجهی کنید. مثلا فرض کنید دوست بسیار نزدیکی با شما می خواد گپ بزنه و در موردی راهنمایی بخواد. خب شما اگر یک مشاور باشید مثلا میگید من ساعتی چند ده هزار تومان می گیریم ولی اینجا به خاطر دوستی و حسن همجواری هیچگاه صحبتی از پول نمی کنید. یا کنفرانسی رو که به رایگان برگزار میشه در حالیکه ارقام می تونه رقم قابل توجهی رو از نظر سود دهی نشون بده. و یا همین وبلاگ نویسی حرفه ای و نوشتن مقالات. دیروز یه حساب سرانگشتی که انجام دادم، در حال حاضر هر پست این وبلاگ بیش از 50 هزار تومان از نظر هزینه برای من درمیاد ولی همین طور که می بینید تمام مطالب این وبلاگ رایگان هست و در اختیار شما. این جدای از وقتی است که برای پاسخ به ایمیلها می گذارم. راستش رو بخواید دیروز این محاسبه رو انجام دادم خودم هم تعجب کردم. بعدش چندین بار حساب کردم و دیدم درسته. به جز ماه اخیر که من خیلی کم نوشتم. اصولا من 12 پست وبلاگ به صورت میانگین در هر ماه داشته ام که روی مطالبش وقت گذاشته ام. یعنی 12 ضربدر 50 هزار که میشه ششصد هزار تومان( ششصد دلار ناقابل!). این فقط مربوطه به مطالب نوشته شده در وبلاگ هست و نه به اشتراک گذاریها، تویتر، فیس بوک و غیرو.... شما هم یه تخمینی از هر پست وبلاگ خودتون بزنید.

این بحث ارقام رو سعی می کنم در پستهای بعدی ادامه بدم چون ابعاد بسیار متفاوتی داره ولی امروز خواستم یک دریچه ای باز کرده باشم. خلاصه کنم هیچ وقت بدون محاسبه سرانگشتی در ابتدا کاری رو شروع نکنید. حداقل یه تخمینی داشته باشید و تا اونجا که می تونید این تخمین رو بر اساس واقعیت بنویسید. اگر تخمین می زنید قیمت یک لپتاپ مثلا یک میلیون هست، برید تو بازار ببینید واقعا بر اساس یک میلیون شما آیا چیز به درد بخری پیدا میشه یا نه. بعد هم که کار رو شروع کردید حتما ارقام رو چک کنید. نگذارید همه چیز کشکی بره جلو، چون حتا با فرض موفقیت بیزنش شما اگر خوب محاسبه نکنید درصد شکستتون بسیار می ره بالا. ارقام، دوست شما هستند و بسیار دوست شفاف و بدون ملاحظه و رکی هم هستند. خیلی راحت بهتون میگن که دارید بدبخت می شید و یا به سوی کامیابی در حال حرکت هستید. از سویی هم گفتم که در دنیای بیزنس، گاهی هم به ارقام نباید توجه کرد که بیشتر بعد انسان دوستی، اعتقاد به کمک و همیاری همنوع و هم وطن و همچنین لذت اشتراک تجربه هاست که گوهری بسیار ارزشمند است.